Come già previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio all’articolo 41 ribadisce la funzione di sorveglianza esercitata dagli Archivi di Stato sugli atti prodotti dagli organi giudiziari e amministrativi dello Stato.
La competenza dell’Archivio di Stato di Sassari si estende agli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali e agli uffici periferici dello Stato presenti nella provincia, presso i quali sono istituite le Commissioni di sorveglianza sugli archivi. Esse sono composte da due rappresentanti dell'ufficio al quale gli atti appartengono, un rappresentante designato dal direttore dell’Archivio di Stato di Sassari per il Ministero della cultura, un rappresentante designato della Prefettura di Sassari per il Ministero dell’interno (DPR 8 gennaio 2001, n. 37).
Le commissioni di sorveglianza hanno il compito di:
- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito;
- collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti;
- inviare proposte di scarto al Ministero dei beni e delle attività culturali per ottenere l’autorizzazione;
- curare i versamenti degli atti divenuti storici in Archivio di Stato;
- identificare gli atti di natura riservata.
Le Commissioni durano tre anni e possono essere prorogate per non più di quarantacinque giorni; entro i sessanta giorni precedenti alla data di scadenza della Commissione, il dirigente dell’Ufficio interessato richiede al direttore dell'Archivio di Stato e al Ministero dell'interno la designazione dei membri di propria competenza.
